> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.begin.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Dokumendimallide haldamine > Loo korduvkasutatavaid dokumente, impordi sisu, testi muutujaid ja vaata mallide ajalugu. ![Töölepingu mall töötaja ja alguskuupäeva muutujatega](https://mintcdn.com/beginltd/XcK_34na_On5HAXc/images/cover/documents-managing-document-templates-light.png?fit=max\&auto=format\&n=XcK_34na_On5HAXc\&q=85\&s=7070ce3f72a44620b425ebf9884f0f5d) Kasuta jaotist **Seaded → Dokumendimallid**, et hallata töötajate profiilide korduvkasutatavat sisu ja kaustastruktuure. Mall määrab algse sisu; inimese jaoks genereeritud dokument on eraldi kirje. Vajad õigust hallata seadeid **Dokumendimallid**. Vaikimisi on see ainult administraatoritel; juhi rollile tuleb lisada seade **Dokumendimallid**. Failide üleslaadimise või inimeste muutmise õigus ei anna mallide haldamise õigust. ## Loo ja korrasta mall **1. Ava Seaded → Dokumendimallid** Vali **Uus mall → Lisa dokument** või seotud mallide korrastamiseks **Lisa kaust**. **2. Anna mallile nimi ja kirjuta sisu** Ava dokumendi redaktor. Uue malli dialoogis saad valida **Alusta näidissisuga** ja seejärel asendada näidisteksti enda omaga. Näidistööleping sisaldab punkti, millega töötaja nõustub dokumente elektrooniliselt vastu võtma ja kinnitama; jäta see alles, kui sinu meeskond saadab käskkirju ja kinnitusi Begini kaudu. **3. Vali kategooria** Kasuta kategooriat, näiteks **Tööpakkumiskiri**, **Tööleping**, **Eeskiri** või **Muu**. Mallist genereeritud dokumendid pärivad selle kategooria. Kategooria määrab ka, kus saab malli sisseelamisel kasutada. **4. Kontrolli keelt** Määra jaotises **Muuda andmeid** väljal **Keel** keel, milles mall on kirjutatud. Mallist genereeritud dokumentides kirjutatakse kuupäevad, summad ja valikud selles keeles. Uus mall algab tööruumi vaikekeeles. **5. Lõpeta muutmine** Sisu salvestub muutmise ajal. Loendisse naasmiseks vali **Valmis**. Malli uuesti leidmiseks otsi selle nime järgi. Kasuta rea toiminguid: **Muuda andmeid**, kausta sisse dokumendi lisamiseks **Lisa alammall** või järjekorra muutmiseks **Liiguta üles** ja **Liiguta alla**. **Tee koopia** kopeerib dokumendimalli samasse kausta nimega "*nimi* (koopia)" koos sisu, kirjelduse, kategooria, keele ja allkirjastamise reeglitega; registrinumeratsioon jäetakse välja, et koopia ei kasutaks originaali numbreid. Nimeta koopia ümber valikuga **Muuda andmeid**. Kaustu ei saa kopeerida. Kaustamallid korrastavad dokumente; neil pole sisu, mida kirjutada. Kui lepingud on sisse lülitatud, lisab inimese dokumentide ala avamine puuduvad mallikaustad. Dokumendimallid ei loo automaatselt dokumenti kõigile: vali mall dokumendi genereerimisel või sisseelamise ettevalmistamisel. ![Dokumendimallide loend töösuhte kausta, lepingu, tööpakkumiskirja ja kontrollnimekirjaga](https://mintcdn.com/beginltd/ALpXuWCuKNV7-igG/images/articles/documents/documents-managing-document-templates-screen-light.png?fit=max\&auto=format\&n=ALpXuWCuKNV7-igG\&q=85\&s=b4992e09baba8ace6e5c329c89f1260c) ## Impordi sisu ja lisa muutujaid Beta Beta Näidissisu, importimine, muutujate lisamine ja mallide testimine kuuluvad lepingute kasutuselevõtu juurde. Kui need juhtelemendid puuduvad, palu meil kontrollida, kas lepingud on sisse lülitatud. Mallide ja kaustade põhihaldus võib siiski saadaval olla. Vali redaktori menüüs **…** valik **Impordi**, et tuua sisse Wordi `.docx` või tekstipõhine PDF. Sisu lisatakse kursori kohale, seega aseta kursor sinna, kuhu imporditud tekst peab minema. Kontrolli pärast sõnastust ja paigutust. PDF-i importimine kasutab Begin AI-d. Kui AI on välja lülitatud, kasuta Wordi dokumenti või kirjuta sisu otse. PDF ei tohi olla suurem kui 15 MB ega pikem kui 60 lehekülge ning peab sisaldama valitavat teksti. Skannitud pilte ei saa tekstina importida. Kasuta valikut **Lisa muutuja**, et lisada mallile väärtus inimese, töösuhte kirje või tööruumi andmetest. Sinu tööruumi [kohandatud profiiliväljad](https://docs.begin.eu/et/for-managers/people/creating-custom-profile-fields.md) on loetletud jaotises **Kohandatud väljad**, nii et näiteks väli Passi number täitub iga inimese profiililt; arhiveeritud välju ei loetleta. Sama loendi avab ka `{{` sisestamine tekstis. Imporditud sisus tuvastatud kohatäited muutuvad muutujakiipideks. Kontrolli iga muutujat, selle asemel et jätta korduvkasutatavasse sisusse näidisnimesid või palganäitajaid. **Lepingujärgsed tunnid** kirjutab tunnid koos ühikuga, näiteks 40 h/nädalas; kui sinu tekst nimetab perioodi juba ise, nagu "40 tundi nädalas", kasuta muutujat **Lepingujärgsed tunnid (arv)**, mis kirjutab ainult arvu. Arv on iga inimese enda lepingujärgses perioodis, seega kasuta seda ainult siis, kui kõigil, kellele mall on mõeldud, on tunnid määratud sama perioodi kohta. ## Nummerda genereeritud dokumendid Vali **… → Muuda andmeid**, lülita sisse **Nummerda dokumendid** ning sisesta **Eesliide** ja **Järgmine number**. Iga mallist genereeritud dokument saab järgmise numbri, nii et `QCM` ja `0124` annavad `QCM0124`, seejärel `QCM0125`. Sisestatud eesnullid säilivad. Lisa number teksti muutujaga **Registrinumber**. Dokumendi kustutamine ei vabasta selle numbrit. Järgmise numbri muutmine mõjutab ainult hiljem genereeritud dokumente ja see peab olema suurem kui viimane seeria antud number: Begin keeldub väiksemast ja nimetab välja all viimase numbri. Käskkirjade nummerdamiseks aasta kaupa Beta vali väljal **Aasta numbris**, kuhu aasta läheb, ja **Eraldaja**: `R-`, numbri ees, `/` ja `014` annavad `R-2026/014`. Lülita sisse **Alusta igal aastal 1-st**, et seeria algaks 1. jaanuaril uuesti. Kui käskkirjade registrid on sisse lülitatud, näitab dokumentide loend iga dokumendi numbrit veerus **Number** ning numbri sisestamine loendi otsingusse või üldotsingusse leiab selle dokumendi. Kui saad käskkirjade registrit avada, vali number või dokumendi toimingutest **Näita käskkirjade registris**, et näha selle rida registris. ### Vali, kes allkirjastab Beta Lisa jaotises **Muuda andmeid** alajaotise **Allkirjastamine** väljale **Volitatud allkirjastajad** allkirjastajad: esimesena loetletu allkirjastab selle malli dokumendid tööandja nimel ja täidab muutujad **Allkirjastaja nimi** ja **Allkirjastaja ametikoht** ning järgmine võtab üle, kui ta tööruumist lahkub. Lülita sisse **Töötaja allkirjastab e-ID-ga** näiteks töölepingu ülesütlemise teate puhul, et töötaja kinnitaks nime trükkimise asemel Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardiga. ### Pea käskkirjade registrit Beta Anna personalikäskkirja mallile kategooria **Käskkiri** ja nummerda see. Seejärel ava **Käskkirjade register**, rida **Dokumendid** ülaosas jaotise **Inimesed** all, et näha kõiki numbreid, mille sinu seeriad andsid, uusimad eespool, koos seeria, dokumendi, inimese, väljastamise kuupäeva ja olekuga: väljastatud, allkirjastatud, tühistatud pärast dokumendi kustutamist või kustutatud, kui dokumenti enam pole. Filtreeri seeria, aasta, inimese või oleku järgi ja vali **Ekspordi CSV**, et laadida alla filtritele vastav sisu. ## Testi tulemust inimese jaoks Beta Testimiseks on vaja ka inimeste lugemise õigust. Kui saad malle muuta, kuid ei näe valikut **Testi malli**, palu administraatoril seda juurdepääsu kontrollida. Privaatsed väljad, näiteks pangaandmed ja isikukoodid, vajavad valitud inimese kohta ka õigust **Privaatsete andmete vaatamine**. Ilma selleta jätab eelvaade need väljad välja, sealhulgas selle, kas need on täidetud või puudu. Vali **… → Testi malli**, vali **Töötaja** ja **Jõustumise kuupäev**. Kontrolli jaotisi **Täidetud muutujad**, **Puuduvad muutujad** ja **Sisu eelvaade**. Kuupäev on oluline ajas muutuvate töösuhte ja palga väärtuste puhul. Puuduvad muutujad näitavad, kus tuleb teave lisada. Uuenda vastavat kirjet ja kontrolli uuesti. Testimine näitab tulemuse eelvaadet; see ei genereeri dokumenti ega saada midagi allkirjastamiseks. Muutujateta mall teatab, et testida pole midagi. ## Vaata muudatusi või eemalda mall Vali **… → Vaata ajalugu**, et näha, kes muutis sisu või andmeid. Salvestatud versiooniga ajaloo kirje avab kirjutuskaitstud eelvaate. Vanemad kirjed ilma salvestatud versioonita ei saa seda sisu näidata; ajaloo vaatamine seda ei taasta. Kaustamalli kustutamine kustutab ka selle alammallid. Nendest mallidest loodud olemasolevaid töötajate dokumente see ei mõjuta. Kontrolli pärast sisseelamise vaikeseadeid, kui need kasutasid eemaldatud malli. Malli muutmine ei kirjuta ümber juba genereeritud või allkirjastatud lepingut. Tee vajalik muudatus inimese dokumendis või genereeri uus ning järgi selle dokumendi allkirjastamise protsessi. **Kontekst assistendile, kes vastab küsimustele dokumendimallide haldamise kohta.** * **Juurdepääs:** mõnel olemasoleval rollil säilib mallide juurdepääs ka varasema seadete muutmise ja teiste dokumentide haldamise õiguste kombinatsiooni kaudu. * **Elektroonilise allkirja punkt:** näidislepingu punkt salvestab töötaja nõusoleku dokumentide elektroonilise väljastamise ja kinnitamisega, kusjuures trükitud nimi aktsepteeritakse tema allkirjana ja kvalifitseeritud e-allkirja kasutatakse seal, kus seadus seda nõuab, näiteks ülesütlemisel. Läti elektrooniliste dokumentide seadus (paragrahv 3 lõige 2) lubab pooltel kirjalikult kokku leppida, kuidas elektroonilised dokumendid allkirjastatakse, ja seetõttu on nõusolek lepingus. Begin ei saa anda õigusnõu; oma õigusnõustajaga tööruum peaks sõnastust kohandama. * **Keel:** mall, mis salvestati enne, kui sellel oli keel, järgib tööruumi vaikekeelt, kuni keel määratakse. Näidissisust alustatud mall algab inglise keeles. Dokument säilitab keele, mis tema mallil genereerimise ajal oli, ka hiljem täidetud väärtuste puhul. * **Nummerdamine:** igal mallil on oma seeria; kaks malli ei saa seeriat jagada. Number võetakse dokumendi genereerimisel, mitte allkirjastamisel, seega jätab tühistatud või kustutatud dokument tühimiku. Järgmine number ei saa minna tagasi numbrile, mille mall on samas eesliite, aasta ja paigutusega seerias juba dokumendile andnud, sealhulgas numbrile, mille dokument kustutati või mille inimese andmed kustutati. Teisele eesliitele üleminek või iga-aastase seeria algus 1-st alustab eraldi numbrijada. Järgmises numbris võib olla kuni üheksa numbrit, eesliites kuni 32 märki ja aasta eraldajas kuni kolm märki ilma tühikuteta. Seeria algab uuesti ainult siis, kui aasta on numbri osa, ja aasta loetakse tööruumi ajavööndis. Aasta seaded on näha, kui tööruumis on käskkirjade registrid sisse lülitatud. Nummerdamiseta mall jätab genereeritud dokumentides muutuja Registrinumber kohatäiteks. Begin AI saab malli nummerdamise sisse või välja lülitada ja selle seeriat muuta samade piirangutega; aastat numbris pakub see alles siis, kui käskkirjade registrid on sisse lülitatud. * **Allkirjastamise reeglid:** kui volitatud allkirjastajaid pole loetletud, valib saatja tööandja nimel allkirjastama ükskõik millise aktiivse liikme. Loendi korral saab tööandja nimel allkirjastada ainult esimesena loetletud allkirjastaja, kes on veel tööruumis, sest dokument nimetab teda; saatmisdialoog näitab teda ja kellegi teisega saatmisest keeldutakse. Tööruumist lahkunud allkirjastaja kaob loendist järgmisel salvestamisel. Dokument säilitab allkirjastaja nime ja ametikoha, millega see genereeriti. E-ID nõue keelab dokumendi jaoks trükitud nimega kinnitustaotluse; vali selle asemel E-allkiri. Reeglite muudatused salvestatakse auditilogisse. Begin AI saatmis- ja kinnitustaotlustest keeldutakse samamoodi. Begin AI saab loetleda malli volitatud allkirjastajad ja selle, kas see vajab e-ID-d, ning muuta neid seal, kus Muuda andmeid neid näitab; see nimetab ainult allkirjastajaid, keda küsija näeb. * **Käskkirjade register:** register avaneb inimestele, kes saavad hallata teiste inimeste dokumente. Rida, mille dokumenti lugeja ei tohi avada, näitab ikkagi numbrit, seeriat, kuupäeva ja olekut, kuid mitte dokumenti ega inimest. Number jääb registrisse ka pärast dokumendi kustutamist või inimese andmete kustutamist. Eksport sisaldab kuni 20 000 numbrit; rohkema jaoks filtreeri aasta või seeria järgi. Begin AI saab registrit lugeda samade reeglitega. * **Kohandatud väljade muutujad:** kohandatud väli lisatakse kujul `custom.`, millele järgneb selle nimi väiketähtedega, tühikud ja sümbolid asendatakse sidekriipsudega, nii et Passport number muutub kujule `{{custom.passport-number}}`. Loend näitab kohandatud välju ainult inimesele, kes saab hallata inimeste seadeid või avada lehte Inimesed; teised saavad võtme ikkagi ise sisestada. Autorist kaugemale jagatud dokument jätab kohandatud väljade väärtused välja, nagu ka suletud isikuandmed. * **Piirangud:** PDF-i tekstieraldus lükkab tagasi ka liiga suure eraldatud tekstimahu. Juba käimasolev import peab lõppema enne, kui järgmine algab. ## Edasi > [card] [Lepingute koostamine ja allkirjastamine](https://docs.begin.eu/et/for-managers/documents/creating-and-signing-contracts.md) > > Genereeri mallist dokument. > [card] [Sisseelamise seadistamine](https://docs.begin.eu/et/for-managers/people/setting-up-onboarding.md) > > Vali mallid värbamise vaikeseadeteks. ## Vajad veel abi? > [card] [Võta ühendust toega](mailto:support@heybegin.eu) > > Kirjuta Begini meeskonnale ja me vastame sulle. > [card] [Küsi Begin AI-lt](?assistant=open) > > Ava AI-assistent ja saa nende juhendite põhjal kohe vastused. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.