> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.begin.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Dokumentų šablonų valdymas > Kurkite pakartotinai naudojamus dokumentus, importuokite turinį, testuokite kintamuosius ir peržiūrėkite šablonų istoriją. ![Darbo sutarties šablonas su darbuotojo ir pradžios datos kintamaisiais](https://mintcdn.com/beginltd/XcK_34na_On5HAXc/images/cover/documents-managing-document-templates-light.png?fit=max\&auto=format\&n=XcK_34na_On5HAXc\&q=85\&s=7070ce3f72a44620b425ebf9884f0f5d) Skiltyje **Nustatymai → Dokumentų šablonai** tvarkykite pakartotinai naudojamą turinį ir aplankų struktūras darbuotojų profiliams. Šablonas apibrėžia pradinį turinį; žmogui sugeneruotas dokumentas yra atskiras įrašas. Jums reikia leidimo valdyti **Dokumentų šablonai** nustatymus. Pagal numatytuosius nustatymus jį turi tik administratoriai; vadovo vaidmeniui reikia pridėti nustatymą **Dokumentų šablonai**. Galimybė įkelti failus ar redaguoti žmones nesuteikia prieigos valdyti šablonus. ## Sukurkite ir sutvarkykite šabloną **1. Atidarykite Nustatymai → Dokumentų šablonai** Pasirinkite **Naujas šablonas → Pridėti dokumentą** arba **Pridėti aplanką**, kad sutvarkytumėte susijusius šablonus. **2. Pavadinkite šabloną ir parašykite jo turinį** Atidarykite dokumento redaktorių. Naujo šablono lange galite pasirinkti **Pradėti su pavyzdiniu turiniu**, tada pavyzdinį tekstą pakeisti savo. Pavyzdinėje darbo sutartyje yra sąlyga, kuria darbuotojas sutinka gauti ir patvirtinti dokumentus elektroniniu būdu; palikite ją, jei Jūsų komanda siunčia įsakymus ir patvirtinimus per Begin. **3. Pasirinkite kategoriją** Naudokite kategoriją, pavyzdžiui, **Pasiūlymo laiškas**, **Darbo sutartis**, **Politika** arba **Kita**. Iš šablono sugeneruoti dokumentai paveldi tą kategoriją. Kategorija taip pat lemia, kur šabloną galima naudoti adaptacijos metu. **4. Patikrinkite kalbą** Skiltyje **Redaguoti informaciją** nustatykite **Kalba** į kalbą, kuria parašytas šablonas. Iš jo sugeneruotuose dokumentuose datos, sumos ir pasirinkimai rašomi ta kalba. Naujas šablonas pradedamas darbo erdvės numatytąja kalba. **5. Baikite redaguoti** Turinys išsaugomas redaguojant. Naudokite **Atlikta**, kad grįžtumėte į sąrašą. Norėdami šabloną vėl rasti, ieškokite pagal jo pavadinimą. Eilutės veiksmais naudokite **Redaguoti informaciją**, pridėkite dokumentą į aplanką per **Pridėti viduje** arba keiskite tvarką per **Perkelti aukštyn** ir **Perkelti žemyn**. **Dubliuoti** nukopijuoja dokumento šabloną į tą patį aplanką kaip "*pavadinimas* (kopija)" su turiniu, aprašymu, kategorija, kalba ir pasirašymo taisyklėmis; registracijos numeracija išjungiama, kad kopija nenaudotų originalo numerių. Pervadinkite kopiją per **Redaguoti informaciją**. Aplankų dubliuoti negalima. Aplankų šablonai tvarko dokumentus; jie neturi turinio, kurį būtų galima rašyti. Kai įjungtos sutartys, atidarius žmogaus dokumentų sritį pridedami trūkstami šablonų aplankai. Dokumentų šablonai automatiškai nesukuria dokumento kiekvienam: pasirinkite šabloną generuodami dokumentą ar rengdami adaptaciją. ![Dokumentų šablonų sąrašas su darbo aplanku, sutartimi, pasiūlymo laišku ir kontroliniu sąrašu](https://mintcdn.com/beginltd/ALpXuWCuKNV7-igG/images/articles/documents/documents-managing-document-templates-screen-light.png?fit=max\&auto=format\&n=ALpXuWCuKNV7-igG\&q=85\&s=b4992e09baba8ace6e5c329c89f1260c) ## Importuokite turinį ir įterpkite kintamuosius Beta Beta Pavyzdinis turinys, importavimas, kintamųjų įterpimas ir šablonų testavimas yra sutarčių diegimo dalis. Jei šių valdiklių trūksta, paprašykite mūsų patikrinti, ar sutartys įjungtos. Pagrindinis šablonų ir aplankų valdymas vis tiek gali būti pasiekiamas. Redaktoriaus meniu **…** pasirinkite **Importuoti** ir Word `.docx` arba tekstinį PDF failą. Turinys įterpiamas ties žymekliu, todėl padėkite jį ten, kur norite importuoto teksto. Po to peržiūrėkite tekstą ir išdėstymą. PDF importui naudojamas Begin AI. Jei DI išjungtas, naudokite Word dokumentą arba rašykite turinį tiesiogiai. PDF failas turi būti ne didesnis nei 15 MB ir 60 puslapių bei turėti pažymimą tekstą. Nuskaitytų vaizdų importuoti kaip teksto negalima. Naudokite **Įterpti kintamąjį**, kad į šabloną įdėtumėte reikšmę iš žmogaus, darbo santykių įrašo ar darbo erdvės. Jūsų darbo erdvės [pasirinktiniai profilio laukai](https://docs.begin.eu/lt/for-managers/people/creating-custom-profile-fields.md) pateikiami skiltyje **Pasirinktiniai laukai**, todėl toks laukas kaip Paso numeris užpildomas iš kiekvieno žmogaus profilio; archyvuoti laukai nepateikiami. Tekste įvedus `{{` atsidaro tas pats sąrašas. Atpažinti vietos rezervavimo ženklai importuotame turinyje tampa kintamųjų žymomis. Patikrinkite kiekvieną kintamąjį, užuot palikę pavyzdinius vardus ar atlyginimo sumas pakartotinai naudojamame turinyje. **Sutartyje numatytos valandos** įrašo valandas su vienetu, pavyzdžiui, 40 val./sav.; kai tekste laikotarpis jau nurodytas, kaip "40 valandų per savaitę", naudokite **Sutartyje numatytos valandos (skaičius)**, kuris įrašo tik skaičių. Skaičius pateikiamas pagal kiekvieno žmogaus sutartyje nustatytą laikotarpį, todėl naudokite jį tik tada, kai visiems, kuriems skirtas šablonas, valandos nustatytos tam pačiam laikotarpiui. ## Numeruokite sugeneruotus dokumentus Pasirinkite **… → Redaguoti informaciją**, įjunkite **Numeruoti dokumentus** ir įveskite **Priešdėlis** bei **Kitas numeris**. Kiekvienas iš šablono sugeneruotas dokumentas gauna kitą numerį, todėl `QCM` ir `0124` duoda `QCM0124`, tada `QCM0125`. Įvesti pradiniai nuliai išsaugomi. Įdėkite numerį į tekstą kintamuoju **Registracijos numeris**. Ištrynus dokumentą jo numeris neatlaisvinamas. Kito numerio pakeitimas veikia tik vėliau sugeneruotus dokumentus, ir jis turi būti didesnis už paskutinį serijos suteiktą numerį: mažesnį Begin atmeta ir po lauku nurodo paskutinį numerį. Norėdami įsakymus numeruoti pagal metus Beta, pasirinkite, kur metai bus **Metai numeryje**, ir **Skirtukas**: `R-`, prieš numerį, `/` ir `014` duoda `R-2026/014`. Įjunkite **Kasmet pradėti nuo 1**, kad serija prasidėtų iš naujo sausio 1 d. Kai įjungti įsakymų registrai, dokumentų sąraše kiekvieno dokumento numeris rodomas stulpelyje **Numeris**, o įvedus numerį sąrašo paieškoje ar bendrojoje paieškoje randamas jo dokumentas. Jei galite atidaryti įsakymų registrą, pasirinkite numerį arba dokumento veiksmų punktą **Rodyti įsakymų registre**, kad pamatytumėte jo eilutę registre. ### Pasirinkite, kas pasirašo Beta Skiltyje **Pasirašymas**, esančioje **Redaguoti informaciją**, pridėkite **Įgalioti pasirašantieji**: pirmasis sąraše pasirašo šio šablono dokumentus darbdavio vardu ir užpildo kintamuosius **Pasirašančiojo vardas** bei **Pasirašančiojo pareigos**, o jam išėjus iš darbo erdvės, jį pakeičia kitas. Tokiems dokumentams kaip pranešimas apie atleidimą įjunkite **Darbuotojas pasirašo eID**, kad darbuotojas patvirtintų Smart-ID, Mobile-ID ar ID kortele, užuot įvedęs savo vardą. ### Tvarkykite įsakymų registrą Beta Personalo įsakymo šablonui suteikite kategoriją **Įsakymas** ir jį numeruokite. Tada atidarykite **Įsakymų registras**, eilutę po **Žmonės** puslapio **Dokumentai** viršuje, kad pamatytumėte kiekvieną Jūsų serijų suteiktą numerį nuo naujausio, su serija, dokumentu, žmogumi, išdavimo data ir būsena: išduotas, pasirašytas, atšauktas ištrynus dokumentą arba ištrintas, kai dokumento nebėra. Filtruokite pagal seriją, metus, žmogų ar būseną ir pasirinkite **Eksportuoti CSV**, kad atsisiųstumėte tai, ką rodo filtrai. ## Išbandykite rezultatą žmogui Beta Testavimui taip pat reikia leidimo skaityti žmones. Jei galite redaguoti šablonus, bet nematote **Testuoti šabloną**, paprašykite administratoriaus patikrinti šią prieigą. Privatiems laukams, pavyzdžiui, banko duomenims ir asmens kodams, taip pat reikia **Peržiūrėti privačius duomenis** pasirinktam žmogui. Be jo peržiūroje šių laukų nėra, net nenurodoma, ar jie užpildyti, ar trūksta. Pasirinkite **… → Testuoti šabloną**, tada **Darbuotojas** ir **Įsigaliojimo data**. Patikrinkite **Užpildyti kintamieji**, **Trūkstami kintamieji** ir **Turinio peržiūra**. Data svarbi darbo santykių ir atlyginimo reikšmėms, kurios laikui bėgant keičiasi. Trūkstami kintamieji parodo, kur reikia pateikti informacijos. Atnaujinkite atitinkamą įrašą ir patikrinkite dar kartą. Testavimas tik parodo rezultatą; jis nesugeneruoja dokumento ir nieko nesiunčia pasirašyti. Šablonas be kintamųjų praneša, kad testuoti nėra ko. ## Peržiūrėkite pakeitimus arba pašalinkite šabloną Pasirinkite **… → Žiūrėti istoriją**, kad pamatytumėte, kas pakeitė turinį ar informaciją. Istorijos įrašas su išsaugota versija atidaro peržiūrą tik skaitymui. Senesni įrašai be išsaugotos versijos to turinio parodyti negali; istorijos peržiūra jo neatkuria. Ištrynus aplanko šabloną ištrinami ir jo vidiniai šablonai. Esami darbuotojų dokumentai, sukurti iš tų šablonų, nepaveikiami. Po to patikrinkite adaptacijos numatytuosius nustatymus, jei juose naudotas pašalintas šablonas. Šablono redagavimas neperrašo jau sugeneruotos ar pasirašytos sutarties. Atlikite reikiamą pakeitimą žmogaus dokumente arba sugeneruokite naują, tada vykdykite to dokumento pasirašymo procesą. **Kontekstas asistentui, atsakančiam į klausimus apie dokumentų šablonų valdymą.** * **Prieiga:** kai kurie esami vaidmenys prieigą prie šablonų taip pat išlaiko per ankstesnį nustatymų redagavimo ir kitų dokumentų valdymo leidimų derinį. * **Elektroninio parašo sąlyga:** pavyzdinės sutarties sąlyga užregistruoja darbuotojo sutikimą, kad dokumentai būtų išduodami ir tvirtinami elektroniniu būdu, įvestas vardas priimamas kaip jo parašas, o kvalifikuotas elektroninis parašas naudojamas ten, kur to reikalauja įstatymas, pavyzdžiui, atleidžiant. Latvijos Elektroninių dokumentų įstatymas (3 straipsnio 2 dalis) leidžia šalims raštu susitarti, kaip pasirašomi elektroniniai dokumentai, todėl sutikimas įrašytas sutartyje. Begin negali teikti teisinių konsultacijų; darbo erdvė, turinti savo teisininką, turėtų pritaikyti formuluotę. * **Kalba:** šablonas, išsaugotas dar prieš atsirandant kalbai, naudoja darbo erdvės numatytąją kalbą, kol ji nenustatoma. Šablonas, pradėtas nuo pavyzdinio turinio, pradedamas anglų kalba. Dokumentas išlaiko kalbą, kurią jo šablonas turėjo generavimo metu, įskaitant vėliau užpildomas reikšmes. * **Numeracija:** kiekvienas šablonas turi savo seriją; du šablonai negali jos dalytis. Numeris suteikiamas generuojant dokumentą, o ne jį pasirašant, todėl atšauktas ar ištrintas dokumentas palieka tarpą. Kitas numeris negali grįžti prie numerio, kurį šablonas jau suteikė dokumentui su tuo pačiu priešdėliu, metais ir išdėstymu, įskaitant numerį, kurio dokumentas ištrintas ar kurio žmogaus duomenys ištrinti. Perėjus prie kito priešdėlio arba kasmetinei serijai prasidėjus nuo 1, pradedama atskira numerių seka. Kitas numeris gali turėti iki devynių skaitmenų, priešdėlis iki 32 simbolių, o metų skirtukas iki trijų simbolių be tarpų. Serija prasideda iš naujo tik tada, kai metai yra numerio dalis, o metai nustatomi pagal darbo erdvės laiko juostą. Metų nustatymai rodomi, kai darbo erdvėje įjungiami įsakymų registrai. Šablonas be numeracijos sugeneruotuose dokumentuose palieka kintamąjį Registracijos numeris kaip vietos rezervavimo ženklą. Begin AI gali įjungti ar išjungti šablono numeraciją ir keisti jo seriją su tais pačiais apribojimais; metus numeryje jis siūlo tik įjungus įsakymų registrus. * **Pasirašymo taisyklės:** kai įgaliotų pasirašančiųjų nenurodyta, siuntėjas darbdavio vardu pasirašyti pasirenka bet kurį aktyvų narį. Kai sąrašas yra, darbdavio vardu gali pasirašyti tik pirmasis sąraše vis dar darbo erdvėje esantis pasirašantysis, nes dokumente nurodytas jis; siuntimo langas jį rodo, o siuntimas su kuo nors kitu atmetamas. Iš darbo erdvės išėjęs pasirašantysis iš sąrašo pašalinamas kitą kartą jį išsaugant. Dokumentas išlaiko pasirašančiojo vardą ir pareigas, su kuriais buvo sugeneruotas. eID reikalavimas atmeta šio dokumento patvirtinimo prašymą įvedant vardą; vietoj to pasirinkite E. parašas. Taisyklių pakeitimai užregistruojami audito žurnale. Begin AI siuntimo ir patvirtinimo prašymai atmetami taip pat. Begin AI gali pateikti šablono įgaliotus pasirašančiuosius ir tai, ar reikia eID, ir juos keisti ten, kur juos rodo Redaguoti informaciją; jis nurodo tik pasirašančiuosius, kuriuos klausiantis žmogus gali matyti. * **Įsakymų registras:** registras atsidaro žmonėms, galintiems valdyti kitų žmonių dokumentus. Eilutė, kurios dokumento skaitytojas negali atidaryti, vis tiek rodo savo numerį, seriją, datą ir būseną, bet ne dokumentą ar žmogų. Numeris lieka registre ir ištrynus jo dokumentą ar ištrynus jo žmogaus duomenis. Eksportas apima iki 20 000 numerių; daugiau gausite filtruodami pagal metus ar seriją. Begin AI gali skaityti registrą pagal tas pačias taisykles. * **Pasirinktinių laukų kintamieji:** pasirinktinis laukas įterpiamas kaip `custom.` ir jo pavadinimas mažosiomis raidėmis, tarpus ir simbolius pakeičiant brūkšneliais, todėl Passport number tampa `{{custom.passport-number}}`. Sąrašas pasirinktinius laukus rodo tik tam, kas gali valdyti žmonių nustatymus ar atidaryti Žmonės; kiti vis tiek gali įvesti raktą. Dokumentas, bendrinamas ne tik su autoriumi, pasirinktinių laukų reikšmių nerodo, kaip ir užsandarintų asmens duomenų. * **Apribojimai:** PDF išgavimas taip pat atmeta per didelį išgauto teksto kiekį. Jau vykstantis importas turi baigtis, kad prasidėtų kitas. ## Toliau > [card] [Sutarčių kūrimas ir pasirašymas](https://docs.begin.eu/lt/for-managers/documents/creating-and-signing-contracts.md) > > Sugeneruokite dokumentą iš šablono. > [card] [Adaptacijos nustatymas](https://docs.begin.eu/lt/for-managers/people/setting-up-onboarding.md) > > Pasirinkite šablonus kaip numatytuosius priimant darbuotojus. ## Vis dar reikia pagalbos? > [card] [Susisiekti su pagalba](mailto:support@heybegin.eu) > > Parašykite Begin komandai ir mes Jums atsakysime. > [card] [Klausti Begin AI](?assistant=open) > > Atidarykite DI asistentą ir gaukite atsakymus iš karto, remiantis šiais vadovais. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.