> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.begin.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Dokumentu veidņu pārvaldība > Veidojiet atkārtoti izmantojamus dokumentus, importējiet saturu, pārbaudiet mainīgos un skatiet veidņu vēsturi. ![Darba līguma veidne ar darbinieka un sākuma datuma mainīgajiem](https://mintcdn.com/beginltd/XcK_34na_On5HAXc/images/cover/documents-managing-document-templates-light.png?fit=max\&auto=format\&n=XcK_34na_On5HAXc\&q=85\&s=7070ce3f72a44620b425ebf9884f0f5d) Izmantojiet **Iestatījumi → Dokumentu veidnes**, lai uzturētu atkārtoti izmantojamu saturu un mapju struktūras darbinieku profiliem. Veidne nosaka sākotnējo saturu; cilvēkam ģenerētais dokuments ir atsevišķs ieraksts. Jums vajadzīga atļauja pārvaldīt iestatījumus **Dokumentu veidnes**. Pēc noklusējuma tā ir tikai administratoriem; vadītāja lomai jāpievieno iestatījums **Dokumentu veidnes**. Spēja augšupielādēt failus vai rediģēt cilvēkus nedod piekļuvi veidņu pārvaldībai. ## Izveidojiet un kārtojiet veidni **1. Atveriet Iestatījumi → Dokumentu veidnes** Izvēlieties **Jauna veidne → Pievienot dokumentu** vai **Pievienot mapi**, lai kārtotu saistītas veidnes. **2. Nosauciet veidni un uzrakstiet tās saturu** Atveriet dokumenta redaktoru. Jaunās veidnes logā varat izvēlēties **Sākt ar parauga saturu**, tad aizstāt parauga tekstu ar savu. Parauga darba līgumā ir punkts, kurā darbinieks piekrīt saņemt un apstiprināt dokumentus elektroniski; saglabājiet to, ja komanda sūta rīkojumus un apstiprinājumus caur Begin. **3. Izvēlieties tās kategoriju** Izmantojiet kategoriju, piemēram, **Darba piedāvājums**, **Darba līgums**, **Politika** vai **Cits**. No tās ģenerētie dokumenti manto šo kategoriju. Kategorija nosaka arī, kur veidni var izmantot ievadīšanā. **4. Pārbaudiet tās valodu** Sadaļā **Rediģēt informāciju** iestatiet **Valoda** uz valodu, kurā veidne uzrakstīta. Datumi, summas un izvēles no tās ģenerētajos dokumentos tiek rakstītas šajā valodā. Jauna veidne sākas darbvietas noklusējuma valodā. **5. Pabeidziet rediģēšanu** Saturs tiek saglabāts rediģēšanas laikā. Izmantojiet **Gatavs**, lai atgrieztos sarakstā. Meklējiet pēc veidnes nosaukuma, lai to atkal atrastu. Izmantojiet rindas darbības, lai izvēlētos **Rediģēt informāciju**, pievienotu dokumentu mapē ar **Pievienot iekšā** vai mainītu secību ar **Pārvietot uz augšu** un **Pārvietot uz leju**. **Dublēt** nokopē dokumenta veidni tajā pašā mapē kā "*nosaukums* (kopija)" ar tās saturu, aprakstu, kategoriju, valodu un parakstīšanas noteikumiem; reģistra numurēšana paliek izslēgta, lai kopija neizmantotu oriģināla numurus. Pārdēvējiet kopiju ar **Rediģēt informāciju**. Mapes nevar dublēt. Mapju veidnes kārto dokumentus; tām nav satura, ko rakstīt. Ja līgumi ir ieslēgti, cilvēka dokumentu sadaļas atvēršana pievieno trūkstošās veidņu mapes. Dokumentu veidnes automātiski neizveido dokumentu katram: izvēlieties veidni, ģenerējot dokumentu vai sagatavojot ievadīšanu. ![Dokumentu veidņu saraksts ar nodarbinātības mapi, līgumu, darba piedāvājumu un kontrolsarakstu](https://mintcdn.com/beginltd/ALpXuWCuKNV7-igG/images/articles/documents/documents-managing-document-templates-screen-light.png?fit=max\&auto=format\&n=ALpXuWCuKNV7-igG\&q=85\&s=b4992e09baba8ace6e5c329c89f1260c) ## Importējiet saturu un ievietojiet mainīgos Beta Beta Parauga saturs, importēšana, mainīgo ievietošana un veidņu testēšana ir daļa no līgumu ieviešanas. Ja šo vadīklu nav, palūdziet mums pārbaudīt, vai līgumi ir ieslēgti. Pamata veidņu un mapju pārvaldība var būt pieejama arī bez tiem. Redaktora izvēlnē **…** izvēlieties **Importēt** Word `.docx` failam vai teksta PDF failam. Saturs tiek ievietots kursora vietā, tāpēc novietojiet to tur, kur vēlaties importēto tekstu. Pēc tam pārskatiet formulējumu un izkārtojumu. PDF importam tiek izmantots Begin AI. Ja AI ir izslēgts, izmantojiet Word dokumentu vai rakstiet saturu tieši. PDF failam jābūt ne lielākam par 15 MB un 60 lappusēm, un tajā jābūt atlasāmam tekstam. Skenētus attēlus nevar importēt kā tekstu. Izmantojiet **Ievietot mainīgo**, lai veidnē ievietotu vērtību no cilvēka, nodarbinātības ieraksta vai darbvietas. Darbvietas [pielāgotie profila lauki](https://docs.begin.eu/lv/for-managers/people/creating-custom-profile-fields.md) ir norādīti sadaļā **Pielāgoti lauki**, tāpēc tāds lauks kā pases numurs tiek aizpildīts no katra cilvēka profila; arhivēti lauki netiek rādīti. Ierakstot tekstā `{{`, atveras tas pats saraksts. Atpazīti vietturi importētajā saturā kļūst par mainīgo elementiem. Pārbaudiet katru mainīgo, nevis atstājiet atkārtoti izmantojamā saturā parauga vārdus vai algas summas. **Līgumā noteiktās stundas** raksta stundas ar mērvienību, piemēram, 40 h/nedēļā; ja tekstā periods jau nosaukts, piemēram, "40 stundas nedēļā", izmantojiet **Līgumā noteiktās stundas (skaitlis)**, kas raksta tikai skaitli. Skaitlis ir katra cilvēka paša līgumā noteiktajā periodā, tāpēc izmantojiet to tikai tad, ja visiem, kam veidne paredzēta, stundas iestatītas vienam un tam pašam periodam. ## Numurējiet ģenerētos dokumentus Izvēlieties **… → Rediģēt informāciju**, ieslēdziet **Numurēt dokumentus** un ievadiet **Prefikss** un **Nākamais numurs**. Katrs no veidnes ģenerētais dokuments saņem nākamo numuru, tāpēc `QCM` un `0124` dod `QCM0124`, tad `QCM0125`. Ievadītās sākuma nulles tiek saglabātas. Ievietojiet numuru tekstā ar mainīgo **Reģistrācijas numurs**. Dokumenta dzēšana tā numuru neatbrīvo. Nākamā numura maiņa ietekmē tikai pēc tam ģenerētos dokumentus, un tam jābūt lielākam par pēdējo sērijā izsniegto numuru: Begin noraida mazāku un zem lauka norāda pēdējo numuru. Lai rīkojumus numurētu pa gadiem Beta, sadaļā **Gads numurā** izvēlieties, kur atrodas gads, un **Atdalītājs**: `R-`, pirms numura, `/` un `014` dod `R-2026/014`. Ieslēdziet **Katru gadu sākt no 1**, lai 1. janvārī sērija sāktos no jauna. Ja rīkojumu reģistri ir ieslēgti, dokumentu saraksts rāda katra dokumenta numuru kolonnā **Numurs**, un, ierakstot numuru saraksta meklēšanā vai globālajā meklēšanā, tiek atrasts tā dokuments. Ja varat atvērt rīkojumu reģistru, izvēlieties numuru vai dokumenta darbībās izvēlieties **Rādīt rīkojumu reģistrā**, lai redzētu tā rindu reģistrā. ### Izvēlieties, kas paraksta Beta Sadaļā **Parakstīšana**, kas atrodas **Rediģēt informāciju**, pievienojiet **Pilnvarotie parakstītāji**: pirmais norādītais paraksta šīs veidnes dokumentus darba devēja vārdā un aizpilda mainīgos **Parakstītāja vārds** un **Parakstītāja amats**, bet nākamais to aizstāj, ja pirmais pamet darbvietu. Ieslēdziet **Darbinieks paraksta ar eID** tādiem dokumentiem kā uzteikums, lai darbinieks apstiprinātu ar Smart-ID, Mobile-ID vai ID karti, nevis ierakstītu savu vārdu. ### Uzturiet rīkojumu reģistru Beta Piešķiriet personāla rīkojuma veidnei kategoriju **Rīkojums** un numurējiet to. Tad atveriet **Rīkojumu reģistrs**, rindu zem **Cilvēki** lapas **Dokumenti** augšā, lai redzētu katru sērijā izsniegto numuru, sākot ar jaunāko, ar tā sēriju, dokumentu, cilvēku, izdošanas datumu un stāvokli: izsniegts, parakstīts, atcelts pēc dokumenta dzēšanas vai dzēsts, kad dokuments vairs nepastāv. Filtrējiet pēc sērijas, gada, cilvēka vai stāvokļa un izvēlieties **Eksportēt CSV**, lai lejupielādētu filtros redzamo. ## Pārbaudiet rezultātu kādam cilvēkam Beta Testēšanai vajadzīga arī atļauja lasīt cilvēkus. Ja varat rediģēt veidnes, bet neredzat **Testēt veidni**, lūdziet administratoram pārbaudīt šo piekļuvi. Privātajiem laukiem, piemēram, bankas datiem un personas kodiem, vajadzīgs arī **Skatīt privātos datus** attiecībā uz izvēlēto cilvēku. Bez tā priekšskatījums šos laukus izlaiž, arī to, vai tie ir aizpildīti vai trūkst. Izvēlieties **… → Testēt veidni**, atlasiet **Darbinieks** un **Spēkā stāšanās datums**. Pārbaudiet **Aizpildītie mainīgie**, **Trūkstošie mainīgie** un **Satura priekšskatījums**. Datums ir svarīgs nodarbinātības un algas vērtībām, kas laika gaitā mainās. Trūkstošie mainīgie norāda, kur jāsniedz informācija. Atjauniniet attiecīgo ierakstu un pārbaudiet vēlreiz. Testēšana priekšskata rezultātu; tā neģenerē dokumentu un neko nesūta parakstīšanai. Veidne bez mainīgajiem paziņo, ka testējamu mainīgo nav. ## Pārskatiet izmaiņas vai noņemiet veidni Izvēlieties **… → Skatīt vēsturi**, lai redzētu, kas mainīja saturu vai informāciju. Vēstures ieraksts ar saglabātu versiju atver tikai lasāmu priekšskatījumu. Vecāki ieraksti bez saglabātas versijas šo saturu parādīt nevar; vēstures skatīšana to neatjauno. Mapes veidnes dzēšana dzēš arī tās apakšveidnes. Esošie darbinieku dokumenti, kas izveidoti no šīm veidnēm, netiek ietekmēti. Pēc tam pārbaudiet ievadīšanas noklusējumus, ja tajos izmantota noņemtā veidne. Veidnes rediģēšana nepārraksta jau ģenerētu vai parakstītu līgumu. Veiciet vajadzīgo izmaiņu cilvēka dokumentā vai ģenerējiet jaunu, tad šim dokumentam izpildiet parakstīšanas procesu. **Konteksts asistentam, kas atbild uz jautājumiem par dokumentu veidņu pārvaldību.** * **Piekļuve:** dažām esošām lomām piekļuve veidnēm saglabājas arī ar agrāko iestatījumu rediģēšanas un citu dokumentu pārvaldības atļauju kombināciju. * **Elektroniskā paraksta punkts:** parauga līguma punkts reģistrē darbinieka piekrišanu, ka dokumenti tiek izdoti un apstiprināti elektroniski, ierakstītu vārdu pieņemot kā parakstu un izmantojot kvalificētu elektronisko parakstu, kur to prasa likums, piemēram, uzteikumam. Latvijas Elektronisko dokumentu likums (3. panta otrā daļa) ļauj pusēm rakstveidā vienoties par elektronisko dokumentu parakstīšanas kārtību, tāpēc piekrišana ir iekļauta līgumā. Begin nevar sniegt juridiskas konsultācijas; darbvietai ar savu juristu formulējums jāpielāgo. * **Valoda:** veidne, kas saglabāta, pirms tai bija valoda, izmanto darbvietas noklusējuma valodu, līdz valoda tiek iestatīta. Veidne, kas sākta no parauga satura, sākas angļu valodā. Dokuments saglabā valodu, kāda veidnei bija ģenerēšanas brīdī, arī vēlāk aizpildītām vērtībām. * **Numurēšana:** katrai veidnei ir sava sērija; divas veidnes nevar izmantot vienu sēriju. Numurs tiek piešķirts, kad dokuments tiek ģenerēts, nevis parakstīts, tāpēc atcelts vai dzēsts dokuments atstāj robu. Nākamais numurs nevar atgriezties pie numura, ko veidne jau piešķīrusi dokumentam ar to pašu prefiksu, gadu un izkārtojumu, arī tad, ja dokuments ir dzēsts vai tā cilvēka dati dzēsti. Pāreja uz citu prefiksu vai gada sērijas atsākšana no 1 sāk atsevišķu numuru virkni. Nākamajam numuram var būt līdz deviņiem cipariem, prefiksam līdz 32 rakstzīmēm, bet gada atdalītājam līdz trim rakstzīmēm bez atstarpēm. Sērija sākas no jauna tikai tad, ja gads ir daļa no numura, un gads tiek nolasīts darbvietas laika joslā. Gada iestatījumi parādās tikai tad, kad darbvietā ieslēgti rīkojumu reģistri. Veidne bez numurēšanas ģenerētajos dokumentos atstāj mainīgo Reģistrācijas numurs kā vietturi. Begin AI var ieslēgt vai izslēgt veidnes numurēšanu un mainīt tās sēriju ar tiem pašiem ierobežojumiem; gadu numurā tas piedāvā tikai tad, kad ieslēgti rīkojumu reģistri. * **Parakstīšanas noteikumi:** ja pilnvarotie parakstītāji nav norādīti, sūtītājs darba devēja vārdā parakstīšanai izvēlas jebkuru aktīvu dalībnieku. Ja saraksts ir, darba devēja vārdā var parakstīt tikai pirmais norādītais parakstītājs, kas vēl ir darbvietā, jo dokuments viņu nosauc; nosūtīšanas logs viņu rāda, un nosūtīšana ar kādu citu tiek noraidīta. Norādīts parakstītājs, kas pamet darbvietu, nākamajā saglabāšanas reizē tiek izņemts no saraksta. Dokuments saglabā parakstītāja vārdu un amatu, ar kuriem tas ģenerēts. eID prasība noraida apstiprinājuma pieprasījumu ar ierakstītu vārdu šim dokumentam; tā vietā izvēlieties E-paraksts. Noteikumu izmaiņas tiek reģistrētas audita žurnālā. Begin AI nosūtīšanas un apstiprinājuma pieprasījumi tiek noraidīti tāpat. Begin AI var uzskaitīt veidnes pilnvarotos parakstītājus un to, vai vajadzīgs eID, un var tos mainīt tur, kur tos rāda Rediģēt informāciju; tas nosauc tikai parakstītājus, kurus jautātājs var redzēt. * **Rīkojumu reģistrs:** reģistrs atveras cilvēkiem, kas var pārvaldīt citu cilvēku dokumentus. Rindā, kuras dokumentu lasītājs nedrīkst atvērt, joprojām redzams numurs, sērija, datums un stāvoklis, bet ne dokuments vai cilvēks. Numurs paliek reģistrā arī pēc dokumenta dzēšanas vai cilvēka datu dzēšanas. Eksportā ir līdz 20 000 numuru; vairāk iegūstiet, filtrējot pēc gada vai sērijas. Begin AI var lasīt reģistru ar tiem pašiem noteikumiem. * **Pielāgoto lauku mainīgie:** pielāgots lauks tiek ievietots kā `custom.`, kam seko tā nosaukums mazajiem burtiem, atstarpes un simbolus aizstājot ar defisēm, tāpēc Passport number kļūst par `{{custom.passport-number}}`. Saraksts rāda pielāgotos laukus tikai tam, kurš var pārvaldīt cilvēku iestatījumus vai atvērt sadaļu Cilvēki; citi joprojām var ierakstīt atslēgu. Dokuments, kas kopīgots ārpus autora, izlaiž pielāgoto lauku vērtības, tāpat kā aizsargātus personas datus. * **Ierobežojumi:** PDF izvilkšana noraida arī pārmērīgi garu izvilkto tekstu. Jau notiekošam importam jābeidzas, pirms sākas nākamais. ## Tālāk > [card] [Līgumu izveide un parakstīšana](https://docs.begin.eu/lv/for-managers/documents/creating-and-signing-contracts.md) > > Ģenerējiet dokumentu no veidnes. > [card] [Ievadīšanas iestatīšana](https://docs.begin.eu/lv/for-managers/people/setting-up-onboarding.md) > > Izvēlieties veidnes kā pieņemšanas darbā noklusējumus. ## Joprojām nepieciešama palīdzība? > [card] [Sazināties ar atbalstu](mailto:support@heybegin.eu) > > Rakstiet Begin komandai, un mēs Jums atbildēsim. > [card] [Jautāt Begin AI](?assistant=open) > > Atveriet AI asistentu un saņemiet tūlītējas atbildes, kas balstītas uz šiem ceļvežiem. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.