Dokumentide haldamine

Pane dokument enne jagamist sinna, kuhu see kuulub. Kasuta tööruumi materjali jaoks lehte Dokumendid või ühele liikmele kuuluva faili jaoks Inimesed → inimene → Dokumendid. Kliendi tööruumi failide koos hoidmiseks kasuta Kliendid → klient → Dokumendid.

​

Lisa fail või kaust

Tööruumi dokumentide loomine, muutmine ja kustutamine on eraldi õigused. Teise inimese privaatsete dokumentide vaatamine või haldamine vajab ka õigust vaadata või hallata teiste inimeste dokumente. Kui mõni toiming puudub, palu administraatoril kontrollida seda õigust ja dokumendi jagamisseadeid. Üles saab laadida PDF-e, pilte ja Office’i faile kuni 40 MB. Fail, mis on 20 MB või suurem, avaneb eelvaate asemel allalaadimisena; videod esitatakse ikkagi kohapeal. Faili võid lisada ka Begin AI-s ja paluda tal see siia salvestada. Nimeta vajadusel inimene või kaust; muidu läheb fail tööruumi dokumentide juurkausta. Kontrolli kaardil lisatud failinime ja sihtkohta ning vali Kinnita. See salvestab faili ilma uut üleslaadimist küsimata, ka režiimis Kinnita automaatselt või Jäta kõik kinnitamised vahele. Vestlus võtab vastu kuni 10 MB faile, PDF-ide ja piltide puhul kuni 5 MB; vaata vestluse manuste piiranguid. Tööruumi üleslaadimine on algul privaatne ja nähtav ainult sulle, seega jaga seda pärast, kui teised vajavad juurdepääsu. Begin AI saab luua ka lehti, kaustu ja lingitud dokumente tööruumi dokumentides või inimese dokumentides. Lingitud dokumendi kaart näitab selle aadressi ja Begin AI saab olemasoleva dokumendi uuele aadressile suunata. Kaart loetleb need ja nimetab inimese ja kausta, kuhu need lähevad; midagi ei looda enne, kui valid Kinnita. Erinevalt tööruumi lehest ei ole inimese alla salvestatud leht privaatne: selle saab avada igaüks, kes näeb selle inimese dokumente. Lisa Begin AI-s pilt ja see saab pildi panna lehele, mida saad muuta, sinu nimetatud pealkirja või lõigu alla või lõppu. Selle kaart näitab pilti, lehte ja kohta, kuhu see läheb; muu lehel ei muutu. See võtab vastu redaktori toetatud pilditüüpe (JPEG, PNG, GIF, WebP ja AVIF) ja ootab alati valikut Kinnita, ka režiimis Kinnita automaatselt või Jäta kõik kinnitamised vahele. Mall saab luua dokumendi väljadega, mis võetakse inimese profiililt. Töösuhte dokumentide ja allkirjastamise jaoks järgi lehte Lepingute koostamine ja allkirjastamine.

​

Korrasta ja jaga

Kasuta rea toiminguid, et üksust ümber nimetada, teisaldada või eemaldada. Ava kaustad, et nende sees töötada; inimese kaust jääb tema liikmedokumentide alasse. Kausta teisaldamine teise inimese kausta vajab muutmisõigust igale selles olevale üksusele. Tabeli ümbernimetamine nimetab ümber ka selle kirjed, seega vajab see sellele tabelile õigust Täielik juurdepääs, nii dokumentidest kui ka Begin AI kaudu; muutmisõigusest keeldutakse, seega palu ümbernimetamist kelleltki, kellel on Täielik juurdepääs. Leping vajab olenemata jagamisseadetest ka õigust muuta selle töötajat: vaata lehte Lepingute koostamine ja allkirjastamine. Kasuta valikut Jaga, et valida inimesed või grupid, kes vajavad juurdepääsu, ja õigus, mille nad peaksid saama. See, kes saab faili vaadata, ei pruugi saada seda muuta. Loend jääb avatuks, kuni märgid mitu linnukest, ja kellegi juba olemasoleva linnukese eemaldamine võtab tema juurdepääsu ära. Midagi ei muutu enne, kui valid Salvesta muudatused. Jaga pole saadaval, kui sul pole dokumendile või kaustale õigust Täielik juurdepääs, ja valimisel öeldakse seda; palu kelleltki, kellel see on. Saajate rollil peab olema sisse lülitatud ka Dokumendid → Andmetele juurdepääs. Jagamine seda seadet ei tühista. Valija märgib inimesed ja rollid, kellel see puudub, tekstiga Ei näe seda: rollil puudub dokumentide andmejuurdepääs. Palu administraatoril rolli kontrollida, enne kui eeldad, et saaja saab faili avada. Võid ka küsida Begin AI-lt, kellega dokumenti on jagatud, jagada seda inimese, rolli, osakonna, ametikoha, asukoha või kogu tööruumiga, muuta kellegi juurdepääsu või selle eemaldada. Iga kaart nimetab dokumendi, saaja ning juurdepääsu enne ja pärast ning muudab ainult seda üht jagamist; teised jäävad samaks. Midagi ei muutu enne, kui valid Kinnita, ja see küsib ka režiimis Kinnita automaatselt.

​

Eemalda õige üksus

Vali üksuse menüüst kustutamise toiming ja loe selle kinnitust. Kontrolli enne kinnitamist nime ja asukohta, eriti kui sarnased failid on nii tööruumi kaustas kui ka liikme kaustas. Kui dokument on osa kinnitustaotlusest, jääb taotlus avatuks ja need, kes on veel ootel, ei saa seda enam kinnitada. Dokumendi kustutamine ei ole viis taotluse sulgemiseks. Kausta kustutamine lülitab välja ka iga selles oleva tabeli, ükskõik kui sügaval. Väljalülitatud tabel kaob inimeste profiilidelt ja lõpetab meeldetuletuste saatmise; selle read säilivad. Kuna kustutamine lülitab tabeli välja, vajab tabeli või sellise kausta kustutamine, mille sees on kusagil tabel, sellele tabelile õigust Täielik juurdepääs. Muutmisõigusest keeldutakse. Palu kustutamist kelleltki, kellel on Täielik juurdepääs, või palu tal jagada tabelit sinuga sellel tasemel. Puuduv fail võib olla ulatuse või õiguste probleem. Enne uue koopia üleslaadimist kontrolli, et avasid õige tööruumi, liikme ja kausta.

​

Edasi

​

Vajad veel abi?