Dokumentų valdymas

Prieš bendrindami dokumentą, padėkite jį į jam skirtą vietą. Darbo erdvės medžiagai naudokite Dokumentai, o vienam nariui priklausančiam failui Žmonės → žmogus → Dokumentai. Norėdami laikyti darbo erdvės failus kartu kliento kontekste, naudokite Klientai → klientas → Dokumentai.

​

Pridėkite failą ar aplanką

Darbo erdvės dokumentų kūrimas, redagavimas ir trynimas yra atskiri leidimai. Kito žmogaus privačių dokumentų peržiūrai ar valdymui taip pat reikia leidimo peržiūrėti ar valdyti kitų žmonių dokumentus. Jei veiksmo trūksta, paprašykite administratoriaus patikrinti tą leidimą ir dokumento bendrinimo nustatymus. Įkelti galima PDF, paveikslėlius ir Office failus iki 40 MB. 20 MB ar didesnis failas atsidaro kaip atsisiuntimas, o ne peržiūra; vaizdo įrašai vis tiek leidžiami vietoje. Taip pat galite prisegti failą Begin AI ir paprašyti jį čia išsaugoti. Prireikus nurodykite žmogų ar aplanką; kitaip failas patenka į darbo erdvės dokumentų šaknį. Kortelėje patikrinkite prisegto failo pavadinimą ir paskirties vietą, tada pasirinkite Patvirtinti. Jis išsaugo failą neprašydamas įkelti dar kartą, net naudojant Patvirtinti automatiškai ar Praleisti visus patvirtinimus. Pokalbis priima failus iki 10 MB arba 5 MB PDF failams ir paveikslėliams; žr. pokalbio priedų apribojimus. Darbo erdvės įkėlimas iš pradžių matomas tik Jums, todėl, jei kitiems reikia prieigos, vėliau jį bendrinkite. Begin AI taip pat gali kurti puslapius, aplankus ir susietus dokumentus darbo erdvės dokumentuose arba žmogaus dokumentuose. Susieto dokumento kortelė rodo jo adresą, o Begin AI gali nukreipti esamą dokumentą į naują adresą. Jo kortelė juos išvardija ir nurodo žmogų bei aplanką, kuriame jie atsidurs; nieko nesukuriama, kol nepasirenkate Patvirtinti. Skirtingai nei darbo erdvės puslapis, žmogaus skiltyje sukurtas puslapis nėra matomas tik Jums: jį gali atidaryti kiekvienas, kas mato to žmogaus dokumentus. Prisekite paveikslėlį Begin AI, ir jis gali įdėti jį į puslapį, kurį galite redaguoti, po nurodyta antrašte ar pastraipa arba pabaigoje. Jo kortelė rodo paveikslėlį, puslapį ir vietą; niekas kita puslapyje nesikeičia. Jis priima tuos paveikslėlių tipus, kuriuos priima redaktorius (JPEG, PNG, GIF, WebP ir AVIF), ir visada laukia Patvirtinti, net naudojant Patvirtinti automatiškai ar Praleisti visus patvirtinimus. Šablonas gali sukurti dokumentą su laukais iš žmogaus profilio. Darbo dokumentams ir pasirašymui vadovaukitės straipsniu Sutarčių kūrimas ir pasirašymas.

​

Tvarkykite ir bendrinkite

Eilutės veiksmais pervadinkite, perkelkite ar pašalinkite elementą. Atidarykite aplankus, kad dirbtumėte juose; žmogaus aplankas lieka jo nario dokumentų srityje. Aplanko perkėlimui į kito žmogaus aplanką reikia redagavimo prieigos prie kiekvieno jame esančio elemento. Pervadinus lentelę pervadinami ir jos įrašai, todėl reikia Visa prieiga prie tos lentelės, ar tai daroma iš Dokumentų, ar per Begin AI; redagavimo prieiga atmetama, todėl paprašykite ją pervadinti to, kas turi Visa prieiga. Sutarčiai, nepriklausomai nuo jos bendrinimo nustatymų, taip pat reikia leidimo redaguoti jos darbuotoją: žr. Sutarčių kūrimas ir pasirašymas. Naudokite Bendrinti, kad pasirinktumėte žmones ar grupes, kuriems reikia prieigos, ir jiems suteikiamą leidimą. Kas gali peržiūrėti failą, nebūtinai gali jį redaguoti. Sąrašas lieka atidarytas, kol pažymite kelis, o nuėmus jau esamą žymą nuo žmogaus, jo prieiga atimama. Niekas nesikeičia, kol nepasirenkate Išsaugoti pakeitimus. Bendrinti lieka nepasiekiamas, jei neturite Visa prieiga prie dokumento ar aplanko, ir tai nurodo jį pasirinkus; paprašykite to, kas šią prieigą turi. Gavėjų vaidmeniui taip pat turi būti įjungta Dokumentai → Prieiga prie duomenų. Bendrinimas šio nustatymo neperrašo. Parinkiklis žmones ir vaidmenis, kurie jos neturi, pažymi Nematys: rolė neturi dokumentų duomenų prieigos. Prieš tikėdamiesi, kad gavėjas atidarys failą, paprašykite administratoriaus patikrinti vaidmenį. Taip pat galite paklausti Begin AI, su kuo dokumentas bendrinamas, bendrinti jį su žmogumi, vaidmeniu, skyriumi, pareigomis, vieta ar visa darbo erdve, pakeisti kieno nors prieigą ar ją pašalinti. Kiekviena kortelė nurodo dokumentą, gavėją ir prieigą prieš ir po pakeitimo bei keičia tik tą vieną bendrinimą; kiti lieka tokie, kokie yra. Niekas nesikeičia, kol nepasirenkate Patvirtinti, ir jis klausia net naudojant Patvirtinti automatiškai.

​

Pašalinkite tinkamą elementą

Elemento meniu pasirinkite trynimo veiksmą ir perskaitykite jo patvirtinimą. Prieš patvirtindami patikrinkite pavadinimą ir vietą, ypač kai panašūs failai yra ir darbo erdvės aplanke, ir nario aplanke. Jei dokumentas yra patvirtinimo prašymo dalis, tas prašymas lieka atviras, o dar laukiantys žmonės nebegali jo patvirtinti. Dokumento ištrynimas nėra būdas uždaryti prašymą. Ištrynus aplanką išjungiamos ir visos jame esančios lentelės, kad ir kaip giliai jos įdėtos. Išjungta lentelė dingsta iš žmonių profilių ir nebesiunčia priminimų; jos eilutės išsaugomos. Kadangi ištrynimas išjungia lentelę, lentelės arba aplanko, kuriame bet kur yra lentelė, ištrynimui reikia Visa prieiga prie tos lentelės. Redagavimo prieiga atmetama. Paprašykite ją ištrinti to, kas turi Visa prieiga, arba bendrinti lentelę su Jumis tokiu lygiu. Trūkstamas failas gali reikšti apimties ar leidimų problemą. Prieš įkeldami dar vieną kopiją, patikrinkite, ar atidarėte tinkamą darbo erdvę, narį ir aplanką.

​

Toliau

​

Vis dar reikia pagalbos?